phone, mobile, communication

Zastosowanie aplikacji mobilnych w komunikacji wewnętrznej

Rozwój nowoczesnych technologii i powszechna digitalizacja spowodowały istotne zmiany w sposobie komunikacji międzyludzkiej. Dotyczy to także firm, które obok tradycyjnych spotkań, tablic informacyjnych, czy Intranetu coraz częściej stosują nowe rozwiązania jak infokioski czy aplikacje mobilne. Zwłaszcza te ostatnie zyskują w ostatnich latach na popularności, tym bardziej, że kryją w sobie wiele możliwości, a ich zalety są ogromne.

Aplikacje mobilne są łatwo dostępne, proste w użyciu i zapewniają szybki feedback

Podstawową zaletą aplikacji mobilnych jest ich dostępność oraz łatwość użycia. W dzisiejszych czasach niemal każdy dysponuje smartfonem, a przynajmniej ma potencjalnie możliwość jego nabycia, a to oznacza, że bez szczególnych inwestycji firma ma szansę szybko skomunikować się ze swoimi pracownikami. Może to mieć fundamentalne znaczenie zwłaszcza w przypadku osób, które nie mają bezpośredniego dostępu do komputera (jak np. pracownicy produkcyjni), albo po prostu spędzających większość czasu poza biurem (np. serwisanci, handlowcy). Korzystanie z aplikacji mobilnej jest proste, wręcz intuicyjne, dlatego nie wymaga przeprowadzania specjalistycznych szkoleń. Dostęp do niej jest natychmiastowy, pracownicy nie muszą posiadać własnego adresu firmowego, ani każdorazowo się logować, jak ma to miejsce w przypadku Intranetu. Dzięki niej można dotrzeć z informacjami do wszystkich od centrali poprzez różne jednostki organizacyjne na pracownikach sezonowych i praktykantach kończąc. Nowoczesne aplikacje mobilne nie pełnią jednak tylko roli elektronicznej tablicy ogłoszeń. Ich podstawową zaletą obok dostępności, szybkości i łatwości użycia jest interaktywność. Dzięki nim pracownicy nie tylko otrzymują informacje, ale mogą także od razu na nie zareagować. Odbywa się to zarówno poprzez polubienie, zamieszczenie komentarza, ale także bezpośrednie działanie np. wysyłanie potwierdzenia, wypełnienie załączonej ankiety itp. Aplikacje mobilne to także większa kontrola całego procesu komunikacji. Administrator od razu widzi, które informacje zostały odczytane i jak zostały przyjęte, dzięki czemu może szybko i adekwatnie zareagować.

Aplikacje mobilne powinny być dostosowane do potrzeb firmy

Aplikacje mobilne typu WhatsApp czy Slack znane są już od lat i z powodzeniem wykorzystywane w wielu firmach. Sprawdzają się one znakomicie w przypadku niewielkiej grupy pracowników, jednak im organizacja jest większa i posiada bardziej zróżnicowaną strukturę tym bardziej mogą one okazać się niewystarczające. Potrzebne jest wówczas bardziej zaawansowane rozwiązanie, którym może być zakup gotowej aplikacji (zwykle poprzez nabycie licencji), zakup i modyfikacja jednej z dostępnych na rynku (tak by najlepiej spełniała oczekiwania firmy i jej pracowników), bądź stworzenie całkowicie nowej od podstaw (co wymaga czasu i pewnego nakładu środków finansowych).

Zanim firma zdecyduje się na komunikację z pracownikami poprzez aplikację mobilną powinna zastanowić się, co chce w ten sposób osiągnąć, innymi słowy jakich korzyści się w związku z nią spodziewa. Czy chodzi tylko o szybkość przekazywania informacji, zwiększenie zasięgu, kontrolę procesu komunikacji, a może zainicjowanie rzeczywistego dialogu i interakcję. Choć wszystkie te cele są warte uwagi, to jednak w każdej organizacji priorytety mogą być definiowane inaczej. Potrzeby firmy, której pracownicy są rozproszeni i działają przede wszystkim w terenie (poza siedzibą), będą inne niż tej, w której wszyscy mają dostęp do komputera. Podobnie inna będzie rola komunikacji (i wykorzystywanych do jej celów narzędzi) w firmach dojrzałych o ugruntowanej pozycji w porównaniu z organizacjami przeżywającymi kryzys, będących w okresie restrukturyzacji itp.

4 podstawowe obszary zastosowania aplikacji mobilnych

  1. Informowanie

Aplikacje mobilne można wykorzystać do przekazywania podstawowych informacji dotyczących strategii, wizji, wartości, celów biznesowych. To idealne narzędzie do publikowania informacji pilnych, które muszą szybko dotrzeć do pracowników, ale także tych które budują obraz firmy, kształtują jej kulturę. Dzięki odpowiedniej konfiguracji można dotrzeć z przekazem do wszystkich pracowników, wybranych grup, albo pojedynczych osób np. będących w procesie onboardingu.

2. Interakcja

Aplikacje mobilne dają możliwość natychmiastowej reakcji na zamieszczane treści. Pracownicy mogą komentować, głosować, zadawać pytania, bądź zgłaszać swoje propozycje. To bardzo ważne zarówno dla organizacji, która uzyskuje w ten sposób informacje zwrotne, co pomaga jej się rozwijać, ale także dla samych pracowników, którzy dzięki temu czują się wysłuchani, potrzebni i ważni.

3. Wiedza

Aplikacje mobilne można wykorzystać w celach szkoleniowych. Drogą tą można przekazywać informacje na temat zmian w przepisach, przypominać zasady BHP, udzielać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. To także dobre miejsce do udostępniania często używanych formularzy i dokumentów.

4. Serwis

Aplikacje mobilne mogą także pełnić rolę usługową wobec pracowników, przez co ich codzienne życie stanie się łatwiejsze. Można je wykorzystać do składania wniosków urlopowych, zamawiania obiadów w stołówce, czy sprawdzenia poziomu zajętości parkingu przyzakładowego. To także dobre miejsce do śledzenia statusów złożonych przez nich podań i wniosków.

Aplikacja mobilna czy Intranet?

Wdrożenie aplikacji mobilnych nie musi oznaczać rezygnacji z Intranetu. Porównując oba te narzędzia można zauważyć, iż znakomicie się one uzupełniają, ponieważ wady jednego są jednocześnie zaletami drugiego i odwrotnie. Intranet przez to, że jest używany na desktopie ma lepszą przejrzystość, informacje tam zamieszczone są bardziej uporządkowane, a zdjęcia lepszej jakości. Zaletą aplikacji mobilnych jest natomiast łatwość instalowania, szybki dostęp (bez konieczności logowania się) oraz intuicyjność obsługi. Wiele firm z powodzeniem stosuje obydwa rozwiązania równolegle mając świadomość, iż zaspokajają one nieco inne potrzeby użytkowników, a w efekcie poprawiają jakość całej komunikacji. Istotne jest jednak, aby dokładnie określić, które z rozwiązań czemu ma dokładnie służyć i zadbać o spójność przekazu. Dotyczy to zarówno treści, jak i strony wizualnej, która musi być zgodna z całym systemem identyfikacji wizualnej firmy.

Wdrożenie aplikacji mobilnych wymaga wcześniejszej analizy i dobrego planowania

Zanim firma zdecyduje się na uzupełnienie swoich kanałów komunikacji wewnętrznej o aplikację mobilną ważne jest, aby ustaliła, czy korzystanie z niej będzie dobrowolne, czy obligatoryjne. Czasami pracownicy używają w swoim gronie ogólnie dostępnych aplikacji, wtedy trzeba zdecydować, czy mają one funkcjonować równolegle, czy wszyscy przechodzą na firmową. Ważna jest powszechna świadomość dlaczego takie rozwiązanie jest wprowadzane i czemu ma służyć. Wdrożenie aplikacji mobilnej wymaga także odpowiedniej polityki prywatności. Trzeba wyraźnie poinformować pracowników, że nie będzie ona wykorzystywana do śledzenia ich miejsca pobytu oraz że nikt nigdy nie wykorzysta ich danych osobowych. Poza tym dobrze jest przyzwyczajać pracowników od samego początku do regularnego korzystania z aplikacji, a najlepiej zrobić to poprzez regularne publikowanie interesujących z ich punktu widzenia treści. Można to robić codziennie, albo tylko w wybrane dni. Nie chodzi jednak o zalewanie pracowników informacjami, ale raczej wzbudzenie w nich krótkotrwałego zaangażowania na poziomie 3-5 minut.

O efektywności komunikacji mobilnej poza funkcjonalnością samej aplikacji w dużym stopniu będzie decydowało nastawienie pracowników, a to jest zwykle pochodną ich nawyków oraz świadomości wynikającej z wiedzy.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.