Każdy szef marzy o lojalnych i pełnych inicjatywy pracownikach. Zwykle uważa się, że to jednostkowe cechy osobowe decydują o takim podejściu, a firma jedyne co może zrobić to dokonać rekrutacji odpowiednich kandydatów, zatrudnić ich na bardzo dobrych warunkach finansowych, a potem dbać o ich motywację stosując różnorodne działania z zakresu HR. Dość często zapomina się przy tym, że jednym z elementów decydujących o zaangażowaniu pracowników, a tym samym realizacji celów biznesowych przedsiębiorstwa jest właściwie prowadzona komunikacja.
Pracownik zaangażowany to pracownik utożsamiający się ze swoją firmą
Pracownik zaangażowany nie tylko dobrze wypełnia swoje obowiązki, ale pozytywnie wypowiada się o swojej firmie i jej produktach, poleca ją jako miejsce pracy, ze zrozumieniem podchodzi do procesu zmian. Czuje emocjonalny związek z firmą, dlatego trudno mu z niej odejść, nawet, gdy dzieje się w niej coś złego. Na poziom zaangażowania pracowników ma wpływ bardzo wiele czynników. Jednym z nich jest utożsamianie się z wartościami i kulturą organizacyjną firmy oraz możliwość realizacji celów osobistych, które pozwalają na zaspokojenie potrzeby samorealizacji. Tymczasem jak wykazują badania Gallupa tylko połowa pracowników zna wartości jakimi kieruje się ich firma, a 27% wierzy w ich misję.[1] Jak zatem w tych warunkach można mówić o głębokim zaangażowaniu pracowników?
Czy zaangażowanie jest tym samym co motywacja?
Zaangażowanie to nie to samo co motywacja. Choć pojęcia te są sobie bliskie, to jednak zawierają nieco inne treści. Wydaje się, iż motywację do działania łatwiej jest wzbudzić, choćby poprzez system kar czy nagród, podczas gdy zaangażowanie łączy się z pewną świadomością połączoną z przeżywaniem określonych pozytywnych emocji. Tak rozumiane zaangażowanie jest zatem pojęciem szerszym i mieści w sobie motywację.
Zaangażowanie wymaga określonej świadomości, wynikającej z wiedzy na temat wizji, strategii, czy celów przedsiębiorstwa, ale także jasno określonego zakresu obowiązków, czyli oczekiwań względem pracowników.
Dobra komunikacja jest drogowskazem, który prowadzi do zaangażowania
Wzbudzanie zaangażowania wśród pracowników powinno być działaniem zaplanowanym, popartym odpowiednią strategią, w której jednym z podstawowych narzędzi jest efektywna komunikacja. Powinna być ona prowadzona w odniesieniu do wszystkich zatrudnionych w firmie, jednak zróżnicowana w zależności od grupy docelowej. Dostęp do informacji powinni mieć wszyscy, a ich zakres i sposób przekazania powinien być dostosowany do potrzeb i możliwości poszczególnych osób. Inaczej bowiem w porównaniu z pracownikami biurowymi komunikują się menedżerowie wysokiego szczebla, a inaczej pracownicy produkcyjni, czy handlowcy i serwisanci, którzy przebywają najczęściej poza firmą.
W komunikacji istotna jest treść, którą określa zarówno język (czyli adekwatne słowa i składnia), jak i odpowiednia argumentacja. Ludzie oczekują, że pewne informacje zostaną im przekazane, będą dla nich zrozumiałe, ale jednocześnie chcieliby wiedzieć jaki jest ich kontekst. Chcą poznać decyzje, ale także przesłanki do ich podjęcia. Co jednak najważniejsze, potrzebują odniesienia do siebie, czyli chcą wiedzieć jak to o czym są powiadamiani może wpłynąć na ich życie i pracę, innymi słowy chcą poznać odpowiedź na pytanie: co to oznacza dla mnie?
3 zasady uczciwego podejścia do komunikacji z pracownikami
Komunikacja, żeby spełniła swą motywującą i angażującą rolę musi być prowadzona w sposób otwarty i szczery. To ma być dialog, a nie samo tylko przekazywanie informacji. Nie chodzi tu jednak o konsensus, czy swego rodzaju demokrację, ale raczej uczciwość. Tak rozumiana komunikacja powinna:
- Zachęcać do feedbacku – czyli dawać możliwość udziału pracowników w podejmowaniu decyzji, zachęcać do śmiałego wyrażania opinii, kwestionowania pomysłów. Dzięki wymianie myśli tworzy się zbiorowa mądrość, a sami pracownicy czują się dowartościowani.
- Wyjaśniać kontekst – każdy powinien zrozumieć, dlaczego decyzje są takie a nie inne i jakie były przesłanki do ich podjęcia. Daje to podstawy do tego by ufać intencjom menedżerów i w konsekwencji zmniejszyć ewentualny opór przed zmianą.
- Precyzować oczekiwania – pracowników interesują nie tyle ogólnikowe hasła, co jasne określenie reguł i zasad. Chcą z wyprzedzeniem wiedzieć jaką rolę mają do spełnienia, jakie cele są im stawiane, ale także jakie będą kamienie milowe na drodze do ich realizacji. Ważne jest aby nie ograniczać się do samego prezentowania oczekiwań, ale równolegle sprawdzać, czy zostały one dobrze zrozumiane (i tu wracamy do pkt.1)
Wiarygodność komunikacji potwierdzają działania
Każda rozbieżność zmniejsza wiarygodność. Dotyczy to także komunikacji, która jeśli nie będzie spójna i nie będzie wsparta określonymi działaniami, zamiast narzędziem zaangażowania stanie się źródłem frustracji. Nie można zachęcać pracowników do wyrażania swoich opinii, by potem je pomijać przy podejmowaniu decyzji. Źle jest także mówić pracownikom, jak bardzo są ważni nie informując ich jednocześnie o istotnych z ich punktu widzenia kwestiach. Pracownicy pragną być traktowani uczciwie, chcą by każdego postrzegano jako człowieka, a nie jedynie część zasobów firmy, którą się zarządza.
[1] https://staffbase.com/blog-de/interne-kommunikation-in-industrieunternehmen-3-probleme-und-schnelle-loesungen/