online homeoffice

Spotkania online, czyli jak podnieść efektywność calli

Spotkania online, to w zasadzie codzienność w komunikacji wewnętrznej. Choć do niedawna zainteresowanie nimi wynikało głównie z konieczności ograniczania kontaktów społecznych (na skutek pandemii), to obecnie wykorzystuje się je, ponieważ posiadają one po prostu wiele zalet. Najważniejsze z nich to łatwość organizacji oraz oszczędność czasu. W spotkaniu online może wziąć udział każdy niezależnie od aktualnego miejsca przebywania. To nie tylko potencjalnie zwiększa frekwencję, ale powoduje także, że nie trzeba tracić czasu na dojazdy, niepotrzebne staje się także poszukiwanie miejsca spotkania.

Spotkania online powinny służyć realizacji konkretnych celów

Spotkania to instrument komunikacji wewnętrznej, który może służyć realizacji wielu różnych celów. Niezależnie od tego, czy mają one formę bezpośrednią, czy online mogą być wykorzystywane do:

  • Dzielenia się wiedzą (szkoleń), wywierania wpływu, inspirowania
  • Poszukania rozwiązania problemu
  • Wspólnego podejmowania decyzji
  • Wzmacniania relacji, integracji, rozrywki

Organizując spotkanie zawsze należy określić jego cel. Tylko wówczas będzie bowiem można właściwie je przygotować, przeprowadzić i na koniec ocenić, czy udało się osiągnąć zamierzony efekt. Spotkania bez jasno zdefiniowanego celu mają zwykle tendencję do przedłużania się, są nudne i w konsekwencji wywołują u uczestników zniechęcenie.

Wyraźne określenie celu spotkania implikuje jego strukturę, dobór treści, a przede wszystkim ogranicza czas trwania. Przygotowując je warto również zastanowić się, czy akurat ta forma komunikacji będzie najlepsza. Mówiąc wprost, czy celem jest przeprowadzenie spotkania, czy raczej chodzi o realizację określonego celu i dlatego zwołuje się spotkanie. Zbyt częste i bezrefleksyjne organizowanie spotkań bywa źle odbierane przez pracowników, którzy po jego zakończeniu zadają sobie zwykle pytanie – dlaczego nie można było tego przesłać mailem? 

Zoomoza jako efekt nadmiaru

Homeoffice i związana z tym zwiększona ilość czasu spędzanego na tzw. callach nie pozostaje bez wpływu na psychikę pracowników. Ciągła praca przed ekranem komputera wywołuje zmęczenie, które obniża wydajność, ale także wpływa na motywację i głębsze poczucie sensu tego, co się robi. Wśród osób zajmujących się problematyką pracy zdalnej pojawił się nawet termin zoomoza, który definiuje się jako zespół niekorzystnych emocji towarzyszących osobom korzystającym z narzędzi do telekonferencji. Według badań opublikowanych na łamach Journal of Applied Psychology, jednym z podstawowych czynników wpływających na poziom tego zmęczenia (poza fizycznym znużeniem wynikający z przeciążenia wzroku) jest brak poczucia przynależności grupowej. Oznacza to, iż spotkania online, choć mają wiele zalet należy wykorzystywać w sposób przemyślany i zawsze po wcześniejszym przeanalizowaniu opcji alternatywnych.

Dbałość o techniczne aspekty spotkania online może podnieść jego efektywność

Spotkanie online, żeby było efektywne powinno być dobrze zaplanowane i przygotowane. Dotyczy to zarówno jasnego określenia celu, struktury spotkania, ram czasowych, jak i pomocy wizualnych. Poza treścią ważna jest również forma, która w znacznej mierze zależy od technologii. Za jakość obrazu odpowiada kamera, ale nie mniej istotne są oprogramowanie oraz właściwe ustawienie parametrów. To, co najbardziej może podnieść jakość obrazu to oświetlenie. Powinno być ono równomierne, obejmować całą postać, najlepiej z tłem, tak, aby nie było widocznych cieni. Najlepsze jest światło naturalne, jednak gdy jest ono niewystarczające (np. z powodu braku dużego okna w pomieszczeniu, pochmurnej pogody) warto skorzystać z pomocy LED-owej lampy pierścieniowej. Ważne jest także odpowiednie kadrowanie. Kamera powinna być ustawiona centralnie na wprost twarzy, dlatego korzystając z laptopa, dobrze jest ustawić go na pewnym podwyższeniu. Przygotowując plan, poza oświetleniem należy zwrócić uwagę na tło. Najlepiej by było ono minimalistyczne i jednolite. Półki z książkami, albo dzieła sztuki budują co prawda wizerunek, ale jednocześnie odciągają uwagę od istoty spotkania. Zaangażowanie uczestników i ich motywacja do słuchania będzie tym większa, im lepsza będzie jakość dźwięku. Jeśli jest ona niewystarczająca warto rozważyć użycie dodatkowego urządzenia, choćby w postaci mikrofonu krawatowego.

5 praktycznych zasad angażowania podczas spotkań online

Przebieg każdego spotkania powinien być pochodną przyjętego celu. Inaczej będzie ono wyglądało gdy jest formą szkolenia, a inaczej, gdy ma doprowadzić do rozwiązania problemu i zakończyć się podjęciem wspólnej decyzji. Za jakość spotkania i komfort jego uczestników odpowiedzialny jest przede wszystkim jego organizator. Powinien on być zawsze przygotowany, a w trakcie spotkania przestrzegać kilku podstawowych zasad (na podstawie Forbes`a):

  1. Reguła 60 sekund – o tym, czy odbiorca uzna cię za wiarygodnego i sympatycznego decyduje pierwsze 30-60 sekund spotkania. Zadbaj o jak najlepsze pierwsze wrażenie. Od samego początku nawiąż kontakt wzrokowy (patrz w kamerkę), przygotuj powitanie, a nie czytaj z notatek. Nawiąż do czegoś, co wszystkich zainteresuje, np. ostatniego wydarzenia, powiedz anegdotę, albo coś ciekawego o sobie
  2. Zasada obopólnej odpowiedzialności –  sukces spotkania zależy od obu stron, dlatego warto coś zrobić, by przełamać bierność jego uczestników. Można np. zlecić im rozwiązanie jakiegoś zadania (najlepiej w parach lub mniejszych grupach i na czas), albo poprosić o podzielenie się swoimi opiniami.
  3. Reguła MVP (Minimum Viable Presentation) – w trakcie spotkania warto udostępniać prezentacje, które w atrakcyjny wizualnie sposób będę przedstawiały najważniejsze informacje. Należy ograniczać się do kilku slajdów zawierających  przejrzyście skomponowany tekst
  4. Zasada 5 minut – nigdy nie należy zostawiać uczestników spotkania w bezczynności na dłużej niż 5 minut. Dobrze jest robić przerwy w swojej prezentacji, wchodzić w interakcje z uczestnikami, zadawać im pytania, bądź komentować pojawiające się na czacie wypowiedzi.
  5. Grywalizacja – uczestników spotkania można również zaprosić do zabawy, przygotować quiz, zadawać pytania nawiązujące do pokazanej prezentacji

Podstawą dobrego spotkania online jest jego wcześniejsze przygotowanie

Efektywne spotkania online to przede wszystkim dobre przygotowanie. Dotyczy to jasnego określenia celu,  przemyślenia struktury (a co za tym idzie ram czasowych spotkania), ale także dbałości o jego odpowiednią jakość wizualną. Spontaniczność, choć zwykle dobrze się kojarzy, nie zawsze jest dobra. Może prowadzić do chaosu i dezorientacji, a te powszechnie uważa się za zabójców uwagi i zaangażowania. Choć na jakość spotkania online ma wpływ rodzaj wykorzystanego sprzętu, to nie zawsze musi się to wiązać z dużymi nakładami finansowymi. Czasami wystarczy zwykła uważność i optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.