Wiele badań i analiz wskazuje, iż jednym z podstawowych warunków powodzenia fuzji i przejęć jest właściwa integracja firm. Uzyskanie odpowiednich efektów nie jest przy tym dziełem przypadku, ale wynikiem dobrze obranej strategii, a następnie właściwej jej realizacji. Oznacza to, iż integrację pofuzyjną należy postrzegać jako pewien proces, którym można i należy zarządzać. Powinna ona obejmować opracowanie koncepcji, przygotowanie planu działania, jego realizację oraz kontrolę.
Integracja pofuzyjna sprowadza się często do zarządzania projektem
Integracja pofuzyjna ma wiele wspólnego z projektem, ponieważ tak jak on jest unikalnym przedsięwzięciem tymczasowym (ma wyznaczone ramy czasowe), posiada jasno określony cel i jest realizowana w sposób planowy.[1] Podobnie jak w zarządzania projektem, integracji pofuzyjnej towarzyszy niepewność i ryzyko, co wynika z kompleksowości tego procesu. Jej przeprowadzenie wymaga także powołania zespołu, w którym powinny znaleźć się osoby reprezentujące różne dziedziny i posiadające określone kompetencje. Kluczową rolę odgrywa tu kierownik projektu (menedżer integracji), którego podstawowym zadaniem, poza koordynowaniem wszystkich prac, powinno być wzbudzanie motywacji i dbanie o właściwą komunikację pomiędzy członkami zespołu.
Zarządzanie integracją w ujęciu projektowym jest godne polecenia, ponieważ niesie ze sobą wiele korzyści. Przedsięwzięcie ma swoje ramy i tempo realizacji. Angażuje wiele osób, dzięki czemu problem widziany jest w znacznie szerszym spektrum. Zastosowanie narzędzi typowych dla zarządzania projektem pozwala zachować wierność planom (przestrzeganie terminów i wymagań), a dokładna dokumentacja służy przejrzystości. Praca zespołowa powoduje natomiast, że nauka odbywa się nie tylko na poziomie indywidualnym, ale także instytucjonalnym.
Integracja pofuzyjna cechuje się dużą kompleksowością
Cechą charakterystyczną i jednocześnie największą trudnością integracji pofuzyjnej jest jej kompleksowość. Proces ten zachodzi na wielu różnych poziomach, nie ograniczając się jedynie do stworzenia nowej struktury organizacyjnej oraz ujednolicenia procedur. Zwykle mówi się o istnieniu trzech podstawowych komponentów integracji. Odnoszą się one z jednej strony do ogólnej wizji i strategii (wizjonersko-strategiczny), zarządzania kadrami i kultury organizacyjnej (socjo-kulturowy) oraz bezpośredniego zarządzania procesem integracji (strukturalno-integracyjny). Każdy z tych obszarów jest tak samo ważny, a tym, co je spaja w jedną całość jest komunikacja.
3 podstawowe fazy procesu integracji pofuzyjnej
Integracja przedsiębiorstw po połączeniu nie jest wydarzeniem jednostkowym, ale skomplikowanym procesem, który jest rozłożony w czasie i obejmuje kilka faz:
- Fazę startową (start-up)
- Fazę realizacji projektu
- Fazę transformacji biznesowej
Faza startowa (1) powinna mieć swój początek jeszcze w okresie przygotowywania transakcji, czyli na etapie badań i wzajemnego poznawania się. Już wtedy poza analizami czysto finansowymi warto przeprowadzić due dilligence w aspekcie kulturowym i porównać obowiązujące wartości, normy zachowań, a także potencjał zasobów ludzkich obu firm. Faza startowa ma znaczenie kluczowe dla całego procesu integracji, ponieważ błędy popełnione tutaj mogą spowodować lawinowe narastanie problemów w okresie późniejszym. Zanim dokona się zamknięcia sprzedaży warto stworzyć ogólną koncepcję integracji, czyli mieć pomysł na to, jak firmy skonsolidować oraz jakimi metodami to osiągnąć.
Wraz z ogłoszeniem fuzji zaczyna się faza realizacji projektu (2). Proces integracji dotyczy zarówno elementów twardych jak i miękkich, czyli synergii w zarządzaniu, jak i integracji międzyludzkiej. Istotne jest, aby działaniom podejmowanym na tym etapie towarzyszyła regularna kontrola, która w razie odnotowania niepokojących sygnałów powinna pozwolić tak zmodyfikować plany, aby bez ponoszenia nadmiernych kosztów możliwe było uzyskanie pożądanego efektu.
Faza realizacji projektu łączy się bezpośrednio z fazą transformacji biznesowej (3). Na tym etapie zakończone projekty przekazywane są w gestię odpowiedzialności liniowej, a ponieważ mają one zwykle różne terminy realizacji, to są rozłożone w czasie, czyli nie dzieją się jednocześnie. Najważniejszym zadaniem tej fazy jest zabezpieczenie osiągnięcia synergii, także w sytuacji, gdy ma ona nastąpić dopiero w dalszej przyszłości.
5 kroków integracji pofuzyjnej
Proces integracji pofuzyjnej dzieli się najczęściej na trzy fazy, jednak poza nim istnieje koncepcja, w ramach której na drodze tej wyróżnia się pięć kroków.[2] W ujęciu tym, poza ogólnym planowaniem strategicznym i zazębianiem działalności operacyjnej (czyli rzeczywistą transformacją) wiele uwagi poświęca się kwestiom kulturowym, co w tym wypadku oznacza koncentrację na odpowiednim ukierunkowaniu zachowań pracowników.
W ramach tej koncepcji szczególną uwagę poświęca się pracownikom i zaleca, aby priorytetem dla firmy stał się dobór odpowiednich fachowców. Dotyczy to zarówno obsadzania stanowisk kierowniczych, które powinni objąć możliwie najlepsi ludzie, jak i transferów między firmami i to zarówno na poziomie menedżerskim, jak i fachowym. Ważnym elementem procesu integracji powinno być także odpowiednie ukierunkowanie zachowań pracowników. Głównym czynnikiem motywującym i zarazem punktem orientacyjnym dla nich powinna być jasna wizja przyszłej firmy. Stanie się ona realna tylko dzięki odpowiednim szkoleniom i systemom zachęt. Końcowy etap integracji to zazębienie działalności operacyjnej.
Komunikacja odgrywa podstawową rolę w procesie integracji pofuzyjnej
Integracja pofuzyjna to proces kompleksowy, który dotyczy wszystkich obszarów przedsiębiorstwa. Zwykle ma ona swój początek w wizjach właścicieli i menedżerów, następnie szuka się dla niej uzasadnienia w przewidywanych wynikach finansowych, by ostatecznie zweryfikować ją w realiach życia codziennego. Praktyka i doświadczenie wielu firm pokazuje jednak, że pierwotne zamierzenia i cele rzadko udaje się zrealizować w pełni. To co miało być źródłem synergii przynosi straty, a pierwotna euforia zamienia się w zniechęcenie, a nawet merger syndrome. W procesie integracji pojawia się wiele pułapek, których można uniknąć dzięki odpowiedniemu zarządzania, ale przede wszystkim właściwej komunikacji obejmującej wszystkich pracowników firmy.
[1] http://zarzadzanieprojektami.it/12.html
[2] https://www.projektmagazin.de/artikel/erfolgreiche-post-merger-integration-fuenf-schritten_7197