Obserwują – lubią – budują relację

Funkcjonowanie w świecie online służy szybkiemu i bieżącemu przekazywaniu informacji, ale co ważniejsze budowaniu społeczności. Nie chodzi o to by być jedynie cichym odbiorcą komunikatu, ale by na niego zareagować, zostawić komentarz, podzielić się opinią.

Treść (content) przestaje pełnić jedynie funkcję informacyjną, ale jest środkiem do osiągnięcia czegoś znacznie ważniejszego – nawiązania relacji. Odwołując się do  modelu 5A można powiedzieć, iż w komunikacji online nie poprzestaje się jedynie na wzbudzaniu świadomości (Awareness) i przyciąganiu uwagi (Appeal), ale idzie dalej i zachęca odbiorców do wchodzenia w interakcję (Ask), by w konsekwencji doprowadzić ich do określonego działania (Act). To co jednak jest najbardziej pożądane, to zbudowanie z nimi relacji opartej na wzajemnym zaufaniu (Advocacy). Celem tak rozumianych działań jest zatem nie tyle poszerzanie grona obserwujących (followers), co zdobywanie oddanych fanów (devoted fans).

Wchodzenie w interakcje z odbiorcami w przestrzeni online buduje z nimi bliskość, ale też niesie dodatkową korzyść. To szansa na lepsze poznanie swojej grupy docelowej, jej potrzeb, preferencji oraz sposobu komunikacji. Innymi słowy to także narzędzie analiz rynkowych i zdobywania insightów konsumenckich.

Społeczność rozproszona i zjednoczona zarazem

Według Abrahama Maslowa ludzie mają różne potrzeby, które uszeregowane są hierarchicznie – od najbardziej podstawowych, czyli fizjologicznych i bezpieczeństwa, poprzez przynależności, uznania, aż po potrzebę samorealizacji. Zaspokajanie potrzeb może odbywać się na różne sposoby, a niemałą rolę w procesie tym odgrywa przestrzeń online, zwłaszcza media społecznościowe. Choć deklaratywnie służą one przede wszystkim zdobyciu informacji, czy zapewnieniu sobie rozrywki, to jednak wiele osób zaspokaja w ten sposób po prostu potrzebę przynależności. Obserwowanie tych samych treści, ich komentowanie, udział w różnego rodzaju live`ach czy webinarach powoduje, że ludzie jednoczą się w grupach, w których przestają być anonimowi i zaczynają tworzyć bliską sobie społeczność. Łączą ich nie tylko podobne zainteresowania, ale i sposób komunikacji, który bardzo często jest odzwierciedleniem ich codziennego życia. Odnosi się to zarówno do używanego słownictwa, jak i sposobu wyrażania emocji. Ludzie, którzy w realnym świecie nigdy się nie poznali, czują się zjednoczeni. Wspólna przestrzeń fizyczna nie jest im potrzebna, ponieważ z powodzeniem zastępuje ją przestrzeń wirtualna.

Content, który buduje relacje

Świadome budowanie relacji w przestrzeni online wymaga tworzenia odpowiedniego contentu. Ważna jest nie tyle ilość, co jego jakość. Dzisiejsi konsumenci chcą doświadczać marki poprzez wysokiej jakości treści, które są nie tylko atrakcyjne wizualnie, ale przede wszystkim wiarygodne, bogate w trafne spostrzeżenia i zapewniają możliwość interakcji. Publikowane treści powinny być:

• Wartościowe (Nie mogę uwierzyć, jak wiele ciekawych informacji otrzymuję!)

• Przekonujące emocjonalnie (Też tak mam, czuję to samo!)

• Zaskakujące (To niesamowite, nigdy nie myślałem o tym w ten sposób!)

• Przekraczające schematy (Oni są tak różni od wszystkich innych!)

• Spersonalizowane (To o mnie, jakby mnie znali!)

• Zorientowane społecznie (Cieszę się, że nie jestem sam!)

Wiele treści publikowanych w Internecie ukierunkowana jest na natychmiastową sprzedaż. Nie ma w tym nic złego, pod warunkiem, że jest to działanie świadome, stanowiące realizację wcześniej zaprojektowanego lejka marketingowego.  Gdy priorytetem jest jednak budowanie relacji i zaufania (które prowadzi do lojalności) najważniejsze powinno być zapewnienie wartości, która wzbudza zainteresowanie i skutkuje zaangażowaniem. Praktyka pokazuje, że to, jak konsument doświadcza danej marki (i w konsekwencji czy ją kupi) bywa często ważniejsze niż sam produkt, czy jego cena.

– – – – – – – – – –

Jeżeli zainteresowała Cię treść tego artykułu zapraszam do realizacji wspólnych projektów

The post Jak budować relacje online first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Obserwują czy lubią?

Funkcjonowanie w świecie online coraz częściej służy nie tyle przekazywaniu informacji, co budowaniu społeczności. Oznacza to, iż treść (content) nie jest celem, ale środkiem do osiągnięcia czegoś znacznie ważniejszego – nawiązania relacji. Odwołując się do  modelu 5A można powiedzieć, iż w komunikacji online nie poprzestaje się jedynie na wzbudzaniu świadomości (Awareness) i przyciąganiu uwagi (Appeal), ale idzie dalej i zachęca odbiorców do wchodzenia w interakcję (Ask), by w konsekwencji doprowadzić ich do określonego działania (Act). To co jednak jest najbardziej pożądane, to dążenie do zbudowania z nimi bliskości opartej na wzajemnym zaufaniu (Advocacy). Celem tak rozumianych działań jest zatem nie tyle poszerzanie grona obserwujących (followers), co zdobywanie wiernych fanów (devoted fans).

Społeczność rozproszona, a jednak zjednoczona

Według Abrahama Maslowa ludzie mają różne potrzeby, które uszeregowane są hierarchicznie – od najbardziej podstawowych, czyli fizjologicznych i bezpieczeństwa, poprzez przynależności, uznania, aż po potrzebę samorealizacji. Zaspokajanie tych potrzeb może odbywać się na różne sposoby, a niemałą rolę mogą odgrywać tu media społecznościowe. Choć dla niektórych zaistnienie w przestrzeni wirtualnej ma służyć zdobyciu uznania, albo jest narzędziem samorealizacji, to jednak większość ludzi zaspokaja w ten sposób po prostu potrzebę przynależności. Obserwowanie tych samych treści, ich komentowanie, udział w różnego rodzaju live`ach czy webinarach powoduje, że ludzie jednoczą się w grupach, w których przestają być anonimowi i zaczynają tworzyć bliską sobie społeczność. Łączą ich nie tylko podobne zainteresowania, ale i sposób komunikacji, który bardzo często jest odzwierciedleniem ich codziennego życia. Odnosi się to zarówno do używanego słownictwa, jak i sposobu wyrażania emocji. Ludzie, którzy w realnym świecie nigdy się nie poznali, czują się zjednoczeni. Wspólna przestrzeń fizyczna nie jest im potrzebna, ponieważ z powodzeniem zastępuje ją przestrzeń wirtualna.

Dialog, który sprzyja budowaniu relacji

Zacieranie się różnic pomiędzy światem realnym a wirtualnym stawia określone wymagania wobec komunikacji online. Przestaje mieć ona typowy charakter informacyjny, czyli jednostronny, a zaczyna być dialogiem, który ma służyć budowaniu relacji. Nie chodzi o to by być jedynie cichym odbiorcą komunikatu, ale by na niego zareagować, zostawić komentarz, podzielić się opinią. Taka wymiana zacieśnia więzi, buduje bliskość, ale też niesie dodatkową korzyść. Z punktu widzenia nadawcy, to także szansa na bliższe poznanie swojej grupy docelowej, jej potrzeb, preferencji, ale także sposobu komunikacji. Innymi słowy to tani sposób na przeprowadzenie analiz rynkowych i zdobycie insightów konsumenckich.

Emocje pomagają w nawiązaniu bliższej relacji

W świecie realnym komunikujemy się nie tylko poprzez słowa, ale także mowę ciała oraz ton głosu. Te dodatkowe elementy znakomicie oddają nasze emocje, które bardzo pomagają budować bliskość. Podobnie powinno być w przestrzeni online. Najprostszym sposobem na wzbudzenie określonych emocji jest zamieszczanie zdjęć. Dzieci, piękne kobiety, duże oczy, radośni ludzie, małe kotki przyciągają uwagę, jednak nie o samą uwagę tu chodzi.  Żeby wzbudzić emocje, które pozwolą zbudować relację potrzeba czegoś więcej. Potrzebny jest taki dobór treści i taki sposób ich prezentacji, żeby odbiorca mógł łatwo się z nimi utożsamić, aż do stwierdzenia „mam/czuję dokładnie tak samo”. Nie chodzi zatem o samo przekazanie informacji, ale umieszczenie jej w takim kontekście, który pozwoli wzbudzić pożądane emocje. Czasami będzie to zdjęcie, grafika lub emoji, innym razem krótkie zdanie dające do myślenia. Na głębszym poziomie relacje buduje się poprzez szczerość i odwoływanie się do istotnych i ważnych dla ludzi wartości. Odsłonięcie się, bycie prawdziwym wywołuje pozytywne emocje, co w konsekwencji zbliża.

The post Komunikacja wirtualna, czy już realna? first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Spotkania online powinny służyć realizacji konkretnych celów

Spotkania to instrument komunikacji wewnętrznej, który może służyć realizacji wielu różnych celów. Niezależnie od tego, czy mają one formę bezpośrednią, czy online mogą być wykorzystywane do:

• Dzielenia się wiedzą (szkoleń), wywierania wpływu, inspirowania
• Poszukania rozwiązania problemu
• Wspólnego podejmowania decyzji
• Wzmacniania relacji, integracji, rozrywki

Organizując spotkanie zawsze należy określić jego cel. Tylko wówczas będzie bowiem można właściwie je przygotować, przeprowadzić i na koniec ocenić, czy udało się osiągnąć zamierzony efekt. Spotkania bez jasno zdefiniowanego celu mają zwykle tendencję do przedłużania się, są nudne i w konsekwencji wywołują u uczestników zniechęcenie.

Wyraźne określenie celu spotkania implikuje jego strukturę, dobór treści, a przede wszystkim ogranicza czas trwania. Przygotowując je warto również zastanowić się, czy akurat ta forma komunikacji będzie najlepsza. Mówiąc wprost, czy celem jest przeprowadzenie spotkania, czy raczej chodzi o realizację określonego celu i dlatego zwołuje się spotkanie. Zbyt częste i bezrefleksyjne organizowanie spotkań bywa źle odbierane przez pracowników, którzy po jego zakończeniu zadają sobie zwykle pytanie – dlaczego nie można było tego przesłać mailem? 

Zoomoza jako efekt nadmiaru

Homeoffice i związana z tym zwiększona ilość czasu spędzanego na tzw. callach nie pozostaje bez wpływu na psychikę pracowników. Ciągła praca przed ekranem komputera wywołuje zmęczenie, które obniża wydajność, ale także wpływa na motywację i głębsze poczucie sensu tego, co się robi. Wśród osób zajmujących się problematyką pracy zdalnej pojawił się nawet termin zoomoza, który definiuje się jako zespół niekorzystnych emocji towarzyszących osobom korzystającym z narzędzi do telekonferencji. Według badań opublikowanych na łamach Journal of Applied Psychology, jednym z podstawowych czynników wpływających na poziom tego zmęczenia (poza fizycznym znużeniem wynikający z przeciążenia wzroku) jest brak poczucia przynależności grupowej. Oznacza to, iż spotkania online, choć mają wiele zalet należy wykorzystywać w sposób przemyślany i zawsze po wcześniejszym przeanalizowaniu opcji alternatywnych.

Dbałość o techniczne aspekty spotkania online może podnieść jego efektywność

Spotkanie online, żeby było efektywne powinno być dobrze zaplanowane i przygotowane. Dotyczy to zarówno jasnego określenia celu, struktury spotkania, ram czasowych, jak i pomocy wizualnych. Poza treścią ważna jest również forma, która w znacznej mierze zależy od technologii. Za jakość obrazu odpowiada kamera, ale nie mniej istotne są oprogramowanie oraz właściwe ustawienie parametrów. To, co najbardziej może podnieść jakość obrazu to oświetlenie. Powinno być ono równomierne, obejmować całą postać, najlepiej z tłem, tak, aby nie było widocznych cieni. Najlepsze jest światło naturalne, jednak gdy jest ono niewystarczające (np. z powodu braku dużego okna w pomieszczeniu, pochmurnej pogody) warto skorzystać z pomocy LED-owej lampy pierścieniowej. Ważne jest także odpowiednie kadrowanie. Kamera powinna być ustawiona centralnie na wprost twarzy, dlatego korzystając z laptopa, dobrze jest ustawić go na pewnym podwyższeniu. Przygotowując plan, poza oświetleniem należy zwrócić uwagę na tło. Najlepiej by było ono minimalistyczne i jednolite. Półki z książkami, albo dzieła sztuki budują co prawda wizerunek, ale jednocześnie odciągają uwagę od istoty spotkania. Zaangażowanie uczestników i ich motywacja do słuchania będzie tym większa, im lepsza będzie jakość dźwięku. Jeśli jest ona niewystarczająca warto rozważyć użycie dodatkowego urządzenia, choćby w postaci mikrofonu krawatowego.

5 praktycznych zasad angażowania podczas spotkań online

Przebieg każdego spotkania powinien być pochodną przyjętego celu. Inaczej będzie ono wyglądało gdy jest formą szkolenia, a inaczej, gdy ma doprowadzić do rozwiązania problemu i zakończyć się podjęciem wspólnej decyzji. Za jakość spotkania i komfort jego uczestników odpowiedzialny jest przede wszystkim jego organizator. Powinien on być zawsze przygotowany, a w trakcie spotkania przestrzegać kilku podstawowych zasad (na podstawie Forbes`a):

1. Reguła 60 sekund – o tym, czy odbiorca uzna cię za wiarygodnego i sympatycznego decyduje pierwsze 30-60 sekund spotkania. Zadbaj o jak najlepsze pierwsze wrażenie. Od samego początku nawiąż kontakt wzrokowy (patrz w kamerkę), przygotuj powitanie, a nie czytaj z notatek. Nawiąż do czegoś, co wszystkich zainteresuje, np. ostatniego wydarzenia, powiedz anegdotę, albo coś ciekawego o sobie
2. Zasada obopólnej odpowiedzialności –  sukces spotkania zależy od obu stron, dlatego warto coś zrobić, by przełamać bierność jego uczestników. Można np. zlecić im rozwiązanie jakiegoś zadania (najlepiej w parach lub mniejszych grupach i na czas), albo poprosić o podzielenie się swoimi opiniami.
3. Reguła MVP (Minimum Viable Presentation) – w trakcie spotkania warto udostępniać prezentacje, które w atrakcyjny wizualnie sposób będę przedstawiały najważniejsze informacje. Należy ograniczać się do kilku slajdów zawierających  przejrzyście skomponowany tekst
4. Zasada 5 minut – nigdy nie należy zostawiać uczestników spotkania w bezczynności na dłużej niż 5 minut. Dobrze jest robić przerwy w swojej prezentacji, wchodzić w interakcje z uczestnikami, zadawać im pytania, bądź komentować pojawiające się na czacie wypowiedzi.
5. Grywalizacja – uczestników spotkania można również zaprosić do zabawy, przygotować quiz, zadawać pytania nawiązujące do pokazanej prezentacji

Podstawą dobrego spotkania online jest jego wcześniejsze przygotowanie

Efektywne spotkania online to przede wszystkim dobre przygotowanie. Dotyczy to jasnego określenia celu,  przemyślenia struktury (a co za tym idzie ram czasowych spotkania), ale także dbałości o jego odpowiednią jakość wizualną. Spontaniczność, choć zwykle dobrze się kojarzy, nie zawsze jest dobra. Może prowadzić do chaosu i dezorientacji, a te powszechnie uważa się za zabójców uwagi i zaangażowania. Choć na jakość spotkania online ma wpływ rodzaj wykorzystanego sprzętu, to nie zawsze musi się to wiązać z dużymi nakładami finansowymi. Czasami wystarczy zwykła uważność i optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów.

The post Spotkania online, czyli jak podnieść efektywność calli first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

1. Bezpośrednie zaangażowanie zarządzających w komunikację wewnętrzną

O tym, że komunikacja wewnętrzna ma znaczenie strategiczne mówi się już od wielu lat. Od dawna także postuluje się, by odpowiedzialność za kwestie komunikacji przenieść na możliwie najwyższy poziom organizacyjny. Nowością ostatniego czasu jest jednak postulat, aby zarządzający bezpośrednio angażowali się w proces komunikacji w firmie, stając się niejako jego twarzą. Prezesów trzeba przekonać by się pokazali, byli aktywni i otwarci na dialog z pracownikami. Dla niektórych może to być duże wyzwanie, ponieważ nie każdy ma odpowiednią osobowość, umiejętności a także chęci. Często spotykanymi wymówkami mogą tu być brak czasu, przeświadczenie, że to nie dla mnie, że nie potrafię, bądź mam ważniejsze sprawy do załatwienia. Kto chce być jednak skutecznym liderem, który dba nie tylko o wyniki finansowe firmy, ale i odpowiednią atmosferę pracy i motywację pracowników powinien przynajmniej spróbować. Najważniejsze to znaleźć odpowiedni format dla tego typu komunikacji, tak by odpowiadał on osobowości zarządzających, dawał im poczucie komfortu i tym samym zwiększał wiarygodność przekazu. Dla jednych mogą to być formy pisane, dla innych spotkania bezpośrednie, albo filmy video, bądź live`y.

2. Szybsza i bardziej spersonalizowana komunikacja wewnętrzna

Inspiracją dla tego trendu jest TikTok. Dynamiczny wzrost popularności tej platformy społecznościowej pokazuje, że obecnie od komunikacji oczekuje się, by była ona szybka, dynamiczna, opierała się na interesującym obrazie i do tego miała możliwie osobisty charakter. Prognozuje się, że krótkie filmiki przekazujące ważne treści w sposób kreatywny mogą być bardziej efektywne niż zamieszczane w Intranecie długie artykuły opatrzone słabej jakości zdjęciem poglądowym. Oczywiście formy te nie będą nadawały się do prezentacji każdego tematu. W tym wypadku ważniejsze jest przyciągnięcie uwagi i zainteresowanie ważnymi strategicznie kwestiami bądź przeprowadzanymi właśnie kampaniami niż pogłębione analizy. Istotne dla tego typu komunikacji jest również to, iż nie chodzi w niej o perfekcję, ale autentyczność, zmniejszanie dystansu i budowanie zaufanie, czyli o to wszystko, na czym najbardziej zależy młodszej generacji.

3. Multichanneling czyli komunikacja wielokanałowa

Doświadczenie pokazuje, że użycie jednego tylko kanału komunikacji nie pozwala na dotarcie do wszystkich odbiorców. Oznacza to, iż aby być skutecznym, trzeba szukać innych alternatywnych dróg dotarcia do nich. Istotne jest przy tym, że to nie pracownicy mają poszukiwać informacji, ale trzeba raczej zrobić wszystko, aby dotarła ona do nich w miejscu, w którym akurat się znajdują. Wybór kanałów komunikacji powinien być dostosowany do potrzeb i możliwości pracowników, a nie firmy, czy wybranych jej struktur. Nie chodzi o to by narzucać pewne rozwiązania, ale raczej szukać tych najlepszych. W praktyce wielokanałowość to np. wykorzystywanie aplikacji mobilnych w przypadku osób pracujących w terenie (np. serwisantów), Intranetu w odniesieniu do pracowników biurowych, platform komunikacyjnych typu Teams, Google Meet itp. dla zespołów projektowych, infokiosków dla pracowników produkcyjnych, a newsletterów dla kadry kierowniczej. Niezależnie od ilości wybranych kanałów zawsze należy zadbać o spójność przekazu i ich odpowiednią synchronizację czasową.

4. Nowoczesne technologie w służbie komunikacji wewnętrznej

Młodsze pokolenia (zwłaszcza Z) opiera swoją codzienną komunikację głównie na nowoczesnych technologiach. Jest to dla nich naturalny sposób porozumiewania i tego samego oczekują też od swojego miejsca pracy. Badania pokazują, że wiele firm w najbliższym czasie chce zainwestować w nowoczesne rozwiązania celem usprawnienia swojej komunikacji wewnętrznej. Obecnie szczególnie dużym zainteresowaniem cieszą się różnego rodzaju aplikacje mobilne, ale także inne programy, czy platformy komunikacyjne. Wykorzystanie nowoczesnych technologii powinno być zdeterminowane przede wszystkim potrzebami pracowników, a nie modą. To co jest pożądane w jednej firmie, w innej może zostać odrzucone. Poza tym zawsze należy pamiętać o zintegrowaniu wszystkich kanałów komunikacyjnych, niezależnie od tego, czy działają one online, czy offline.

5. Poczta elektroniczna wciąż  ma moc

W związku z rozwojem nowoczesnych technologii, a co za tym idzie alternatywach kanałów komunikacji wielu sądziło, że w kolejnych latach zmniejszy się rola tradycyjnej poczty e-mailowej. Tak się jednak nie stało. Ludzie wciąż masowo korzystają z poczty elektronicznej, a to oznacza, iż jest to bardzo dobry sposób kontaktu z nimi. W efektywnej komunikacji chodzi o to, by docierać z informacją w miejsca, w których łatwo znaleźć odbiorcę, a nie by to on musiał jej poszukiwać. Skoro ludzie i tak korzystają z poczty elektronicznej, to dlaczego tego nie wykorzystać? Komunikacja wewnętrzna nie musi opierać się wyłącznie na e-mailach, ale może je stosować jako praktyczny sposób realizacji strategii multichannelingu.

6. Współpraca z wewnętrznymi influencerami

Influencerzy to takie współczesne określenie na dawnych liderów, przodowników, czy po prostu osoby godne zaufania. Zwykle wiadomo, kto w firmie cieszy się takim poważaniem, z czyją opinią inni się liczą, albo kogo zwyczajnie lubią. Osoby takie kryją w sobie ogromny potencjał, dlatego warto z nimi współpracować i włączać w działania z zakresu komunikacji. Nie tyle chodzi tu jednak o udostępnianie im oficjalnych kanałów firmowych (choć oczywiście można to zrobić), ale raczej wykorzystanie ich jako cennego źródła informacji o pracownikach, ich motywacjach, sposobie rozumienia spraw, wątpliwościach. Wewnętrznym influencerom trzeba stwarzać możliwość wypowiadania się na różne sposoby np. podczas spotkań grupowych, wywiadów, czy rozmów mniej formalnych.^[1] Istotne jest, by wsłuchać się w to, co mają do powiedzenia, a nie próbować wykorzystać ich do celów propagandowych firmy (bo prawdopodobnie i tak odmówią).

7. Prawdziwy dialog a nie tylko feedback

Ważnym trendem, czy może raczej zaleceniem dotyczącym komunikacji wewnętrznej na najbliższą przyszłość jest dbanie o jej dwukierunkowy charakter. Praca zdalna i hybrydowa znacznie ograniczyła rozmowy i spotkania bezpośrednie, a to spowodowało, że komunikacja opierała się w ostatnim czasie głównie na mówieniu a nie słuchaniu. Ludzie potrzebują jednak dialogu, polegającego na wymianie myśli, a nie tylko możliwości udzielenia feedbacku utożsamianego z polubieniami pod postami, ewentualnie krótkimi komentarzami w aplikacji. O tym jak ma wyglądać taki dialog powinni zadecydować sami pracownicy. Zaleca się jednak by budować go wokół konkretnego problemu bądź tematu. Lepiej jest skoncentrować się na wąskim zagadnieniu i wejść w niego głęboko, niż rozmawiać pobieżnie o wszystkim. Warto również zadbać o odpowiednią atmosferę spotkania, którą tworzy miejsce, swobodny strój i mniej formalny sposób wypowiedzi. Formaty służące dialogowi warto stworzyć na stałe, a nie tylko traktować jako okazjonalne wydarzenia.

8. Okresowa cisza w komunikacji też jest dobra

W ostatnich latach wzrost znaczenia komunikacji widoczny był głównie poprzez zwiększenie jej częstotliwości. Zwłaszcza w czasie pandemii i pracy zdalnej wyraźnie było widać jak pracownicy byli zalewani różnego rodzaju informacjami, z których większość i tak uznawali za mało istotne. W efekcie końcowym skuteczność tych działań była odwrotna od zamierzonej. Zamiast motywacji i zaangażowania pojawiło się zmęczenie, zobojętnienie, a nawet niechęć.  Tymczasem ludzie chcą by docierało do nich tylko to, co jest dla nich i ich pracy naprawdę ważne i do tego w łatwo przyswajalnej formie. Oczekują informacji dostosowanych do ich potrzeb, a do tego dawkowanych w rozsądnych odstępach czasu. Chcą po prostu chwil ciszy. Chodzi tu o całkowicie świadome i przemyślane przerwy w komunikacji, w których ludzie nie będą pod presją, że coś przeoczą, coś ich ominie, albo że czegoś się nie dowiedzą. W praktyce mogą to być konkretne dni albo godziny np. żadnych aktualizacji w piątek, bądź maili w przerwie obiadowej. O tym, jak ma wyglądać taka przerwa w komunikacji, najlepiej porozmawiać z samymi zainteresowanymi i wspólnie wypracować najlepsze dla wszystkich rozwiązanie.

[1] https://www.happeo.com/blog/top-internal-communication-trends-you-need-to-think-about

The post 8 trendów w komunikacji wewnętrznej na 2022 rok first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Aplikacje mobilne są łatwo dostępne, proste w użyciu i zapewniają szybki feedback

Podstawową zaletą aplikacji mobilnych jest ich dostępność oraz łatwość użycia. W dzisiejszych czasach niemal każdy dysponuje smartfonem, a przynajmniej ma potencjalnie możliwość jego nabycia, a to oznacza, że bez szczególnych inwestycji firma ma szansę szybko skomunikować się ze swoimi pracownikami. Może to mieć fundamentalne znaczenie zwłaszcza w przypadku osób, które nie mają bezpośredniego dostępu do komputera (jak np. pracownicy produkcyjni), albo po prostu spędzających większość czasu poza biurem (np. serwisanci, handlowcy). Korzystanie z aplikacji mobilnej jest proste, wręcz intuicyjne, dlatego nie wymaga przeprowadzania specjalistycznych szkoleń. Dostęp do niej jest natychmiastowy, pracownicy nie muszą posiadać własnego adresu firmowego, ani każdorazowo się logować, jak ma to miejsce w przypadku Intranetu. Dzięki niej można dotrzeć z informacjami do wszystkich od centrali poprzez różne jednostki organizacyjne na pracownikach sezonowych i praktykantach kończąc. Nowoczesne aplikacje mobilne nie pełnią jednak tylko roli elektronicznej tablicy ogłoszeń. Ich podstawową zaletą obok dostępności, szybkości i łatwości użycia jest interaktywność. Dzięki nim pracownicy nie tylko otrzymują informacje, ale mogą także od razu na nie zareagować. Odbywa się to zarówno poprzez polubienie, zamieszczenie komentarza, ale także bezpośrednie działanie np. wysyłanie potwierdzenia, wypełnienie załączonej ankiety itp. Aplikacje mobilne to także większa kontrola całego procesu komunikacji. Administrator od razu widzi, które informacje zostały odczytane i jak zostały przyjęte, dzięki czemu może szybko i adekwatnie zareagować.

Aplikacje mobilne powinny być dostosowane do potrzeb firmy

Aplikacje mobilne typu WhatsApp czy Slack znane są już od lat i z powodzeniem wykorzystywane w wielu firmach. Sprawdzają się one znakomicie w przypadku niewielkiej grupy pracowników, jednak im organizacja jest większa i posiada bardziej zróżnicowaną strukturę tym bardziej mogą one okazać się niewystarczające. Potrzebne jest wówczas bardziej zaawansowane rozwiązanie, którym może być zakup gotowej aplikacji (zwykle poprzez nabycie licencji), zakup i modyfikacja jednej z dostępnych na rynku (tak by najlepiej spełniała oczekiwania firmy i jej pracowników), bądź stworzenie całkowicie nowej od podstaw (co wymaga czasu i pewnego nakładu środków finansowych).

Zanim firma zdecyduje się na komunikację z pracownikami poprzez aplikację mobilną powinna zastanowić się, co chce w ten sposób osiągnąć, innymi słowy jakich korzyści się w związku z nią spodziewa. Czy chodzi tylko o szybkość przekazywania informacji, zwiększenie zasięgu, kontrolę procesu komunikacji, a może zainicjowanie rzeczywistego dialogu i interakcję. Choć wszystkie te cele są warte uwagi, to jednak w każdej organizacji priorytety mogą być definiowane inaczej. Potrzeby firmy, której pracownicy są rozproszeni i działają przede wszystkim w terenie (poza siedzibą), będą inne niż tej, w której wszyscy mają dostęp do komputera. Podobnie inna będzie rola komunikacji (i wykorzystywanych do jej celów narzędzi) w firmach dojrzałych o ugruntowanej pozycji w porównaniu z organizacjami przeżywającymi kryzys, będących w okresie restrukturyzacji itp.

4 podstawowe obszary zastosowania aplikacji mobilnych

1. Informowanie

Aplikacje mobilne można wykorzystać do przekazywania podstawowych informacji dotyczących strategii, wizji, wartości, celów biznesowych. To idealne narzędzie do publikowania informacji pilnych, które muszą szybko dotrzeć do pracowników, ale także tych które budują obraz firmy, kształtują jej kulturę. Dzięki odpowiedniej konfiguracji można dotrzeć z przekazem do wszystkich pracowników, wybranych grup, albo pojedynczych osób np. będących w procesie onboardingu.

2. Interakcja

Aplikacje mobilne dają możliwość natychmiastowej reakcji na zamieszczane treści. Pracownicy mogą komentować, głosować, zadawać pytania, bądź zgłaszać swoje propozycje. To bardzo ważne zarówno dla organizacji, która uzyskuje w ten sposób informacje zwrotne, co pomaga jej się rozwijać, ale także dla samych pracowników, którzy dzięki temu czują się wysłuchani, potrzebni i ważni.

3. Wiedza

Aplikacje mobilne można wykorzystać w celach szkoleniowych. Drogą tą można przekazywać informacje na temat zmian w przepisach, przypominać zasady BHP, udzielać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. To także dobre miejsce do udostępniania często używanych formularzy i dokumentów.

4. Serwis

Aplikacje mobilne mogą także pełnić rolę usługową wobec pracowników, przez co ich codzienne życie stanie się łatwiejsze. Można je wykorzystać do składania wniosków urlopowych, zamawiania obiadów w stołówce, czy sprawdzenia poziomu zajętości parkingu przyzakładowego. To także dobre miejsce do śledzenia statusów złożonych przez nich podań i wniosków.

Aplikacja mobilna czy Intranet?

Wdrożenie aplikacji mobilnych nie musi oznaczać rezygnacji z Intranetu. Porównując oba te narzędzia można zauważyć, iż znakomicie się one uzupełniają, ponieważ wady jednego są jednocześnie zaletami drugiego i odwrotnie. Intranet przez to, że jest używany na desktopie ma lepszą przejrzystość, informacje tam zamieszczone są bardziej uporządkowane, a zdjęcia lepszej jakości. Zaletą aplikacji mobilnych jest natomiast łatwość instalowania, szybki dostęp (bez konieczności logowania się) oraz intuicyjność obsługi. Wiele firm z powodzeniem stosuje obydwa rozwiązania równolegle mając świadomość, iż zaspokajają one nieco inne potrzeby użytkowników, a w efekcie poprawiają jakość całej komunikacji. Istotne jest jednak, aby dokładnie określić, które z rozwiązań czemu ma dokładnie służyć i zadbać o spójność przekazu. Dotyczy to zarówno treści, jak i strony wizualnej, która musi być zgodna z całym systemem identyfikacji wizualnej firmy.

Wdrożenie aplikacji mobilnych wymaga wcześniejszej analizy i dobrego planowania

Zanim firma zdecyduje się na uzupełnienie swoich kanałów komunikacji wewnętrznej o aplikację mobilną ważne jest, aby ustaliła, czy korzystanie z niej będzie dobrowolne, czy obligatoryjne. Czasami pracownicy używają w swoim gronie ogólnie dostępnych aplikacji, wtedy trzeba zdecydować, czy mają one funkcjonować równolegle, czy wszyscy przechodzą na firmową. Ważna jest powszechna świadomość dlaczego takie rozwiązanie jest wprowadzane i czemu ma służyć. Wdrożenie aplikacji mobilnej wymaga także odpowiedniej polityki prywatności. Trzeba wyraźnie poinformować pracowników, że nie będzie ona wykorzystywana do śledzenia ich miejsca pobytu oraz że nikt nigdy nie wykorzysta ich danych osobowych. Poza tym dobrze jest przyzwyczajać pracowników od samego początku do regularnego korzystania z aplikacji, a najlepiej zrobić to poprzez regularne publikowanie interesujących z ich punktu widzenia treści. Można to robić codziennie, albo tylko w wybrane dni. Nie chodzi jednak o zalewanie pracowników informacjami, ale raczej wzbudzenie w nich krótkotrwałego zaangażowania na poziomie 3-5 minut.

O efektywności komunikacji mobilnej poza funkcjonalnością samej aplikacji w dużym stopniu będzie decydowało nastawienie pracowników, a to jest zwykle pochodną ich nawyków oraz świadomości wynikającej z wiedzy.

The post Zastosowanie aplikacji mobilnych w komunikacji wewnętrznej first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.