O tym jak dużą rolę pełni komunikacja w procesach zarządczych nie trzeba już raczej nikogo przekonywać. Działania te, choć nie służą bezpośrednio i linearnie celom ekonomicznym, to jednak znacznie wspierają ich realizację. Komunikacja dotyczy wszystkich funkcji zarządzania, dlatego błędy popełnione na tym poziomie mogą istotnie obniżyć efektywność przedsiębiorstwa jako organizacji.
Rola komunikacji w przedsiębiorstwie
Komunikacja to nie tylko przekazywanie informacji, ale także, a może przede wszystkim tworzenie więzi. Gdy jest ona właściwie prowadzona przyczynia się do budowania atmosfery zaufania, w której łatwiej nawiązywać relacje i współpracować. Komunikacja w przedsiębiorstwie ma przynajmniej 2 wymiary tzn. wewnętrzny i zewnętrzny. W pierwszym przypadku uczestnikami tego procesu są osoby zatrudnione w firmie, w drugim chodzi o interakcję z szeroko rozumianym otoczeniem. W zależności od tego, kto jest adresatem tych działań, komunikację wiąże się z human resources, marketingiem bądź public relations. Tendencją ostatnich lat jest jednak integracja, dlatego też coraz częściej mówi się nie tyle o wybranych aspektach komunikacji, co o kompleksowej i spójnej polityce przedsiębiorstw w tym zakresie.
3 najczęstsze sposoby podejścia do komunikacji
Komunikacja może być różnie rozumiana i nie chodzi tu o definicję tego pojęcia (bo takich jest zawsze dużo), ale raczej rodzaj podejścia do zagadnienia. Wydaje się, iż najczęściej o komunikacji mówi się w 3 aspektach:
- Procesu – oznacza koncentrację na drodze przepływu informacji, w tym identyfikacji ewentualnych barier komunikacyjnych
- Narzędzi – w tym podejściu szuka się najbardziej efektywnych instrumentów, czy też mediów, które pozwolą przekazać informację
- Umiejętności – które uzależniają skuteczność komunikacji od wiedzy i zasobów psychospołecznych uczestników procesu komunikacyjnego.
Efektywna komunikacja wymaga uwzględnienia każdego z tych aspektów, jednak w praktyce zamiast zdrowego balansu można zauważyć tendencję do koncentracji zaledwie na jednym z nich. W ten sposób zamiast patrzeć na proces komunikacji całościowo, próbuje się ją usprawnić poprzez okazjonalne szkolenia w zakresie tzw. umiejętności miękkich bądź wdrażanie kolejnych instrumentów, tylko dlatego, że jest akurat taki trend. Takie postępowania zamiast pomóc często jednak problem eskaluje.
Komunikacja jako umiejętność psychospołeczna
Choć w wielu firmach komunikację sprowadza się do zarządzania mediami oraz tworzenia interesujących treści czyli tzw. contentu, to jednak nie należy zapominać, że jej efektywność w znacznej mierze zależy od określonych kompetencji. Z jednej strony chodzi tu o pewną wiedzę dotyczącą przebiegu samego procesu oraz znajomość ogólnie obowiązujących reguł, z drugiej o tzw. soft skills, czyli umiejętności miękkie, choć pewnie bardziej adekwatne byłoby określenie umiejętności społeczne, a nawet psychospołeczne. Zalicza się do nich między innymi kreatywność, elastyczność, zdolność współpracy w zespole, zaangażowanie, odpowiedzialność, asertywność, empatię czy szeroko pojętą komunikatywność. Relacji nie nawiązuje się bowiem przez sam fakt przekazania informacji, ale raczej sposób w jaki się to robi. Warunkiem efektywnej komunikacji poza zrozumiałym formułowaniem wypowiedzi jest również świadomość potrzeb i przewidywanie zachowań innych ludzi. To także zdolność radzenia sobie w sytuacjach konfliktowych oraz gotowość ustępstw. Niektóre osoby posiadają takie umiejętności niejako z natury, inne wykazują duże braki w tym zakresie. Szacuje się, że nawet 25% populacji dorosłych jest niekompetentna społecznie, a w zakresie umiejętności komunikacyjnych znaczące deficyty posiada nawet połowa.[1] Choć dane te nie napawają optymizmem, to jednak warto pamiętać, że zdolności te można rozwijać w sposób planowy i zamierzony. Zanim zatem w firmie wdrożone zostaną kolejne kanały komunikacji warto zastanowić się, czy pewne problemy nie wynikają raczej z braku określonych kompetencji społecznych pracowników. Jeśli tak, rozwiązaniem nie powinny być nowe, nawet najbardziej kreatywne narzędzia, ale podniesienie świadomości, zdobycie konkretnej wiedzy i jej zastosowanie w codzienności.