Spotkania online powinny służyć realizacji konkretnych celów

Spotkania to instrument komunikacji wewnętrznej, który może służyć realizacji wielu różnych celów. Niezależnie od tego, czy mają one formę bezpośrednią, czy online mogą być wykorzystywane do:

• Dzielenia się wiedzą (szkoleń), wywierania wpływu, inspirowania
• Poszukania rozwiązania problemu
• Wspólnego podejmowania decyzji
• Wzmacniania relacji, integracji, rozrywki

Organizując spotkanie zawsze należy określić jego cel. Tylko wówczas będzie bowiem można właściwie je przygotować, przeprowadzić i na koniec ocenić, czy udało się osiągnąć zamierzony efekt. Spotkania bez jasno zdefiniowanego celu mają zwykle tendencję do przedłużania się, są nudne i w konsekwencji wywołują u uczestników zniechęcenie.

Wyraźne określenie celu spotkania implikuje jego strukturę, dobór treści, a przede wszystkim ogranicza czas trwania. Przygotowując je warto również zastanowić się, czy akurat ta forma komunikacji będzie najlepsza. Mówiąc wprost, czy celem jest przeprowadzenie spotkania, czy raczej chodzi o realizację określonego celu i dlatego zwołuje się spotkanie. Zbyt częste i bezrefleksyjne organizowanie spotkań bywa źle odbierane przez pracowników, którzy po jego zakończeniu zadają sobie zwykle pytanie – dlaczego nie można było tego przesłać mailem? 

Zoomoza jako efekt nadmiaru

Homeoffice i związana z tym zwiększona ilość czasu spędzanego na tzw. callach nie pozostaje bez wpływu na psychikę pracowników. Ciągła praca przed ekranem komputera wywołuje zmęczenie, które obniża wydajność, ale także wpływa na motywację i głębsze poczucie sensu tego, co się robi. Wśród osób zajmujących się problematyką pracy zdalnej pojawił się nawet termin zoomoza, który definiuje się jako zespół niekorzystnych emocji towarzyszących osobom korzystającym z narzędzi do telekonferencji. Według badań opublikowanych na łamach Journal of Applied Psychology, jednym z podstawowych czynników wpływających na poziom tego zmęczenia (poza fizycznym znużeniem wynikający z przeciążenia wzroku) jest brak poczucia przynależności grupowej. Oznacza to, iż spotkania online, choć mają wiele zalet należy wykorzystywać w sposób przemyślany i zawsze po wcześniejszym przeanalizowaniu opcji alternatywnych.

Dbałość o techniczne aspekty spotkania online może podnieść jego efektywność

Spotkanie online, żeby było efektywne powinno być dobrze zaplanowane i przygotowane. Dotyczy to zarówno jasnego określenia celu, struktury spotkania, ram czasowych, jak i pomocy wizualnych. Poza treścią ważna jest również forma, która w znacznej mierze zależy od technologii. Za jakość obrazu odpowiada kamera, ale nie mniej istotne są oprogramowanie oraz właściwe ustawienie parametrów. To, co najbardziej może podnieść jakość obrazu to oświetlenie. Powinno być ono równomierne, obejmować całą postać, najlepiej z tłem, tak, aby nie było widocznych cieni. Najlepsze jest światło naturalne, jednak gdy jest ono niewystarczające (np. z powodu braku dużego okna w pomieszczeniu, pochmurnej pogody) warto skorzystać z pomocy LED-owej lampy pierścieniowej. Ważne jest także odpowiednie kadrowanie. Kamera powinna być ustawiona centralnie na wprost twarzy, dlatego korzystając z laptopa, dobrze jest ustawić go na pewnym podwyższeniu. Przygotowując plan, poza oświetleniem należy zwrócić uwagę na tło. Najlepiej by było ono minimalistyczne i jednolite. Półki z książkami, albo dzieła sztuki budują co prawda wizerunek, ale jednocześnie odciągają uwagę od istoty spotkania. Zaangażowanie uczestników i ich motywacja do słuchania będzie tym większa, im lepsza będzie jakość dźwięku. Jeśli jest ona niewystarczająca warto rozważyć użycie dodatkowego urządzenia, choćby w postaci mikrofonu krawatowego.

5 praktycznych zasad angażowania podczas spotkań online

Przebieg każdego spotkania powinien być pochodną przyjętego celu. Inaczej będzie ono wyglądało gdy jest formą szkolenia, a inaczej, gdy ma doprowadzić do rozwiązania problemu i zakończyć się podjęciem wspólnej decyzji. Za jakość spotkania i komfort jego uczestników odpowiedzialny jest przede wszystkim jego organizator. Powinien on być zawsze przygotowany, a w trakcie spotkania przestrzegać kilku podstawowych zasad (na podstawie Forbes`a):

1. Reguła 60 sekund – o tym, czy odbiorca uzna cię za wiarygodnego i sympatycznego decyduje pierwsze 30-60 sekund spotkania. Zadbaj o jak najlepsze pierwsze wrażenie. Od samego początku nawiąż kontakt wzrokowy (patrz w kamerkę), przygotuj powitanie, a nie czytaj z notatek. Nawiąż do czegoś, co wszystkich zainteresuje, np. ostatniego wydarzenia, powiedz anegdotę, albo coś ciekawego o sobie
2. Zasada obopólnej odpowiedzialności –  sukces spotkania zależy od obu stron, dlatego warto coś zrobić, by przełamać bierność jego uczestników. Można np. zlecić im rozwiązanie jakiegoś zadania (najlepiej w parach lub mniejszych grupach i na czas), albo poprosić o podzielenie się swoimi opiniami.
3. Reguła MVP (Minimum Viable Presentation) – w trakcie spotkania warto udostępniać prezentacje, które w atrakcyjny wizualnie sposób będę przedstawiały najważniejsze informacje. Należy ograniczać się do kilku slajdów zawierających  przejrzyście skomponowany tekst
4. Zasada 5 minut – nigdy nie należy zostawiać uczestników spotkania w bezczynności na dłużej niż 5 minut. Dobrze jest robić przerwy w swojej prezentacji, wchodzić w interakcje z uczestnikami, zadawać im pytania, bądź komentować pojawiające się na czacie wypowiedzi.
5. Grywalizacja – uczestników spotkania można również zaprosić do zabawy, przygotować quiz, zadawać pytania nawiązujące do pokazanej prezentacji

Podstawą dobrego spotkania online jest jego wcześniejsze przygotowanie

Efektywne spotkania online to przede wszystkim dobre przygotowanie. Dotyczy to jasnego określenia celu,  przemyślenia struktury (a co za tym idzie ram czasowych spotkania), ale także dbałości o jego odpowiednią jakość wizualną. Spontaniczność, choć zwykle dobrze się kojarzy, nie zawsze jest dobra. Może prowadzić do chaosu i dezorientacji, a te powszechnie uważa się za zabójców uwagi i zaangażowania. Choć na jakość spotkania online ma wpływ rodzaj wykorzystanego sprzętu, to nie zawsze musi się to wiązać z dużymi nakładami finansowymi. Czasami wystarczy zwykła uważność i optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów.

The post Spotkania online, czyli jak podnieść efektywność calli first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.

Kryzys i praca zdalna powodują zmiany w komunikacji wewnętrznej

Pandemia spowodowała, że praktycznie z dnia na dzień wiele osób przeszło w tryb pracy zdalnej. Dla firm oznaczało to konieczność wprowadzenia rozwiązań, które z jednej strony zapewniłyby efektywną organizację pracy (wyznaczanie zadań, dokonywanie uzgodnień, kontrolę), z drugiej natomiast dawały realne wsparcie pracownikom, którzy musieli zmierzyć się z zupełnie nową dla siebie sytuacją. Zadaniem komunikacji stało się minimalizowanie poczucia odizolowania, niepewności, a nawet obaw o przyszłość. Potrzebne stały się działania, które pomogłyby podtrzymać poluzowane relacje. Trudne emocje potęgowało napięcie wynikające z konieczności łączenia pracy w domu z opieką nad dziećmi. Dodatkową trudnością było także tempo wprowadzania nowych rozwiązań. To co w normalnych warunkach trwałoby miesiącami, a nawet latami zostało wdrożone natychmiast. Takie rewolucyjne podejście pozwoliło co prawda ograniczyć opór przed zmianą, ale jednocześnie zwiększyło związany z nią stres.

Główne trendy na 2021 rok

Prognozowane trendy w komunikacji wewnętrznej na rok 2021 dotyczą zarówno zmian w podejściu do tego obszaru funkcjonowania firm, jak i zastosowania nowych kanałów, bądź przedefiniowania dotychczasowego sposobu ich wykorzystania.

• Prognozuje się wzrost znaczenia komunikacji wewnętrznej, co jest spowodowane ogólnym zwiększeniem potrzeb informacyjnych. Pracownicy mają coraz więcej wątpliwości i pytań, na które samodzielnie poszukują odpowiedzi. Jest to o tyle istotne, że zostali oni odcięci od dotychczasowych źródeł informowania, w tym tych nieformalnych
• Więcej podejścia strategicznego, mniej narzędziowego. Nie chodzi tylko o przekazywanie pracownikom informacji, ale osiąganie konkretnych celów jak integrowanie, niwelowanie niepewności, zwiększanie zaangażowania itd.
• Konieczność częstszych interakcji z pracownikami. Brak kontaktów bezpośrednich oraz funkcjonowanie w warunkach niepewności powoduje konieczność zbudowania jasnych ram komunikacji, w tym stworzenia efektywnego harmonogramu wykorzystania poszczególnych narzędzi.
• Większa dbałość o zasięg, a co za tym idzie wykorzystanie nowych kanałów komunikacyjnych. Informacje mają docierać do wszystkich, a nie tylko tych, którzy ich aktywnie poszukują.
• Digitalizacja komunikacji wewnętrznej, czyli sięganie po nowe rozwiązania technologiczne, które zapewnią większą dostępność (np. aplikacje mobilne)
• Transparentność, szczerość, autentyczność, spontaniczność i empatia. Te wartości zawsze są dobrze odbierane, ale w dobie powszechniejszego wykorzystania mediów społecznościowych (jak fb, twitter itp.) nabierają szczególnego znaczenia, bo media te wymuszają wręcz tego rodzaju podejście
• Kreatywne wykorzystanie nowych formatów (live streaming, video, podcast), to nie tylko ciekawszy sposób przekazywania informacji, ale także pomocne narzędzie budowania relacji
• Badanie skuteczności komunikacji wewnętrznej, oczekiwanie informacji zwrotnej, analiza reakcji pracowników. W związku z wprowadzeniem nowoczesnych technologii niektóre analizy będą łatwiejsze do przeprowadzenia (np. poprzez analizę statystyk)
• Większe zaangażowanie kadry zarządzającej w proces komunikacji wewnętrznej, co dotyczy zarówno poświęcenia jej większej uwagi, jak i aktywnego uczestnictwa np. poprzez udział w live streamingach.

Nowe narzędzia komunikacji wewnętrznej

Rok 2021 będzie oznaczał dla komunikacji wewnętrznej przede wszystkim jej digitalizację i dostosowanie tradycyjnych form przekazu do nowych wyzwań. O tym, jak bardzo zmienia się ten obszar może świadczyć badanie porównawcze jakie wykonano wśród firm niemieckich. Pokazuje ono, że w stosunku do roku 2019 pandemia spowodowała rezygnację lub znaczne ograniczenie niektórych form komunikacji (jak rozmowy bezpośrednie), podczas gdy inne zaczęły być masowo stosowane (np. aplikacje na telefony typu slack).

Porównanie najczęściej wykorzystywanych źródeł informacji w firmach w Niemczech

Źródło: https://staffbase.com/blog-de/interne-kommunikation-instrumente/

Wydaje się, iż wiele rozwiązań w obszarze komunikacji wewnętrznej, które wymusiła na pracodawcach pandemia pozostanie z nami już na dłużej. Dobrze byłoby jednak, żeby to doświadczenie spowodowało także lepsze zrozumienie jej strategicznego znaczenia, a co za tym idzie bardziej ukierunkowane na potrzeby pracowników i planowe zastosowanie.

The post Trendy w komunikacji wewnętrznej na 2021 rok first appeared on Barbara Rozwadowska Consulting.